Aktuelle Anwendungsfragen

 

Einzelkauf von Mahlzeitenbestandteilen

Im Gegensatz zur Gestellung von Mahlzeiten in der Betriebskantine oder durch Restaurantschecks hat der Arbeitnehmer bei der Gewährung arbeitstäglicher Zuschüsse zu Mahlzeiten die Möglichkeit, Bestandteile einer Mahlzeit bei verschiedenen Akzeptanzstellen zu erwerben.[1]

Praxishinweis

Bei Einsatz von Essensgutscheinen bzw. Restaurantschecks ist – weiterhin – ein Erwerb bei unterschiedlichen Akzeptanzstellen nicht zulässig.[2]

Erwirbt der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile seiner Mahlzeit bei verschiedenen Anbietern, so kann die Mahlzeit unter den übrigen Voraussetzungen der Richtlinie
R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR 2015 auch in diesen Fällen mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden.

Beispiel

Auf dem Weg zu seiner ersten Tätigkeitsstätte erwirbt der Mitarbeiter S Essen für seine Mittagspause. In einer Bäckerei kauft S Brötchen, die er sich vom Metzger belegen lässt. Zudem erwirbt er für die Mittagspause einen Salat. In der Summe weist S verauslagte Kosten von 6 EUR nach.

Kostenübernahme durch den Arbeitgeber (= Betriebsausgaben)                         6,00 EUR

Geldwerter Vorteil beim Arbeitnehmer                                                                   3,30 EUR
(Zuschuss übersteigt 3,30 EUR + 3,10 EUR = 6,40 EUR nicht)

Abrechnungsmöglichkeiten
a) individuelle Versteuerung oder
b) Pauschalierung der Lohnsteuer[3] (25 %[4] v. 3,30 EUR=)                                      0,83 EUR

Erwerb von Mahlzeiten auf Vorrat

Keine eindeutige Aussage der Finanzverwaltung existiere bislang zu den Fällen, in denen der Arbeitnehmer sich Mahlzeiten auf Vorrat erwirbt (z.B. Samstagseinkauf für die Büromahlzeiten in der folgenden Arbeitswoche) und diese Kosten durch den Arbeitgeber getragen werden. Kommt auch insoweit die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert in Frage? Die Finanzverwaltung hat diese Frage negativ beantwortet.

Die Finanzverwaltung lässt für die für andere Tage erworbenen Mahlzeiten keine Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert zu.[5] Dies gilt auch für Einzelkäufe von Mahlzeitenbestandteilen auf Vorrat. Die vom Arbeitgeber gewährten Zuschüsse für künftige Mahlzeiten sind als Barlohn zu erfassen. Die Anwendung von § 37b Abs. 2 EStG auf solche Zuschüsse scheidet mangels Vorliegens von Sachlohn aus.

Hintergrund dürfte sein, dass die Bewertung von Mahlzeiten, die in Kantinen abgegeben werden, der amtliche Sachbezugswert nur bei arbeitstäglichen Mahlzeitengestellungen zur Anwendung kommt.[6] Das Kriterium „arbeitstägliche Mahlzeitengestellung“ wird bei Ausgabe von Essensgutscheinen bzw. Restaurantschecks dadurch erreicht, dass täglich nur lediglich ein Essensgutschein in Zahlung genommen werden darf.[7]

Praxishinweis

Aktuell wurde die Frage aufgeworfen, inwieweit der Arbeitgeber bei Einsatz von klassischen (Papier-) Essenmarken zu dokumentieren hat, ob der Arbeitnehmer nur Güter für den taggleichen Verzehr erwirbt.[8] Es wird ein weiteres klarstellendes BMF-Schreiben angeregt. Wir werden Sie über die weiteren Entwicklungen informieren.

Mahlzeiten und Home-Office

Erbringt der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung an einzelnen Tagen oder ausschließlich von zu Hause aus und nicht im Betrieb des Arbeitgebers, so wird der Mitarbeiter insoweit nicht an einer ersten Tätigkeitsstätte tätig.

Das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers stellt nach der Verwaltungsauffassung keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten dar und kann folglich keine erste Tätigkeitsstätte auslösen.[9]

Dennoch befindet sich der Arbeitnehmer mit seiner Tätigkeit im Home-Office auf keiner Auswärtstätigkeit, die eine Bewertung mit dem Sachbezugswert ausschließen würde.[10]

Praxishinweis

Liegen die übrigen vorgenannten Voraussetzungen vor, so können auch arbeitstägliche Mahlzeitenzuschüsse des Arbeitgebers an Arbeitnehmer, die im Home Office tätig sind, mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden.[11] Es handelt sich nicht um schädliche Abwesenheitstage i. S. von R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchst. a) Doppelbuchstabe dd) LStR 2015

Mahlzeiten und Teilzeitkräfte

Die arbeitsrechtlichen Vorschriften sehen grundsätzlich erst dann gesetzlich vorgeschriebene Ruhepausen vor, wenn der Arbeitnehmer länger als sechs Stunden beschäftigt wird.

Nach § 4 Arbeitszeitgesetz ist die Arbeit bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden durch im Voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen.

Werden teilzeitbeschäftigte Arbeitnehmer an einem Arbeitstag weniger als sechs Stunden tätig, so müssen sie keine Ruhepausen einlegen.

Es steht aber auch ihnen grundsätzlich die Möglichkeit offen, die Arbeitszeit auf „eigene Zeit“ zu unterbrechen um beispielsweise Mahlzeiten einzunehmen.

Der Arbeitgeber kann daher auch teilzeitbeschäftigten Arbeitnehmern arbeitstäglich die vorgenannten Zuschüsse gewähren, die mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Dies gilt nach der neuen Verwaltungsauffassung selbst dann, wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine Ruhepausen vorschreibt.[12]

Eine Mindestarbeitszeit, die an entsprechende Ruhepausenvorschriften anknüpft, besteht insoweit nicht. Der tatsächliche Verzehr der Mahlzeit während der Arbeitszeit ist hierfür nicht Voraussetzung. Im Rahmen von Sinn und Zweck der Vorschrift, nämlich der Sicherstellung der Verpflegung im zeitlichen Zusammenhang mit der Tätigkeit für den Arbeitgeber, wird es dem Arbeitnehmer auch ermöglicht, die Mahlzeit im unmittelbaren Anschluss an bzw. auch vor Beginn der Arbeitszeit einzunehmen.[13]

Digitale Essenmarken und 15-Tageregelung

Verwendet der Arbeitgeber Papier-Essenmarken, so hat er für jeden Arbeitnehmer die Abwesenheitstage z. B. infolge von Auswärtstätigkeiten, Urlaub oder Erkrankung festzustellen und die für diese Tage ausgegebenen Papier-Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) zurückzufordern oder die Zahl der im Folgemonat auszugebenden Essenmarken um die Zahl der Abwesenheitstage zu vermindern.[14]

Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Feststellung der Abwesenheitstage und zur Anpassung der Zahl der Papier-Essenmarken im Folgemonat entfällt für Arbeitnehmer, die im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausüben (bei denen die ersten drei Monate im Sinne des § 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG noch nicht abgelaufen sind[15]), wenn keiner dieser Arbeitnehmer im Kalendermonat mehr als 15 Essenmarken erhält.

Für die Gestellung arbeitstäglicher Mahlzeiten ohne Verwendung von Papier-Essenmarken (digitale Essenmarken[16]) übernahm das BMF-Schreiben v.
24. Februar 2016[17] im Grundsatz die Voraussetzungen von R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR 2015. Eine entsprechende Anwendung von R 8.1 Abs. 1 Nr. 4 Buchstabe a) Satz 3 und 4 LStR 2015 (15er Regelung) war dort jedoch nicht explizit genannt.

Um den Nutzern der elektronischen Verfahren dieselben Erleichterungen zu gewähren und um einen Gleichklang der steuerlichen Behandlung von Papier-Essenmarken und arbeitstäglichen Essenszuschüssen (bzw. digitalen Essenmarken) zu erreichen, wendet die Finanzverwaltung nunmehr auch die 15er Regelung bei digitalen Essenmarken an.[18] Um sicherzustellen, dass je arbeitstäglicher Mahlzeit nur ein Zuschuss gewährt wird, hat der Arbeitgeber grundsätzlich die Abwesenheitstage des Arbeitnehmers festzustellen und die Anzahl der Zuschüsse entsprechend zu reduzieren oder kann alternativ die 15er Regelung in Anspruch nehmen.

Praxishinweis

Die 15er-Regelung gilt für maximal 15 Zuschüsse zu Mahlzeiten (insgesamt für Frühstück, Mittag- und Abendessen) im Kalendermonat.[19]

 

[1] BMF-Schr. v. 18.1.2019 – IV C 5 – S 2334/08/10006-01, juris Tz. 4; kritisch hierzu Dietz, NWB 7/2019, 377

[2] R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR 2015; siehe auch Dietz, NWB 7/2019, 377

[3] § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG

[4] Unberücksichtigt bleiben im Beispiel die Annexsteuern

[5] BMF-Schr. v. 18.1.2019 – IV C 5 – S 2334/08/10006-01, juris Tz. 5

[6] R 8.1 Abs. 7 Satz 1 LStR 2015

[7] R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchst. a Doppelbuchst. bb) LStR 2015

[8] R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR 2015; siehe auch Dietz, NWB 7/2019, 377

[9] § 9 Abs. 4 Satz 1 EStG; siehe auch BMF-Schr. v. 24.10.2014, BStBl I 2014, 1412, Rz. 3

[10] BMF-Schr. v. 18.1.2019 – IV C 5 – S 2334/08/10006-01, juris Tz. 3

[11] BMF-Schr. v. 18.1.2019 – IV C 5 – S 2334/08/10006-01, juris Tz. 3

[12] BMF-Schr. v. 18.1.2019 – IV C 5 – S 2334/08/10006-01, juris Tz. 3

[13] BC 2/2018, 83

[14] R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchst. a) Satz 3 LStR 2015

[15] BMF-Schr. v. 5.1.2015, BStBl I 2015, 119

[16] Siehe z. B. www.spendit.de/lunchit

[17] BMF-Schr. v. 24.2.2016, BStBl I 2016, 238

[18] BMF-Schr. v. 18.1.2019 – IV C 5 – S 2334/08/10006-01, juris Tz. 1

[19] BMF-Schr. v. 18.1.2019 – IV C 5 – S 2334/08/10006-01, juris Tz. 1

 

Stand: 13.2.2019

StBV