Wann ist ein elektronisches Fahrtenbuch ordnungsgemäß?

 

Praxishinweis

In seiner Rspr. betont der BFH[1], dass die Beschränkung der Angaben zu den Fahrzielen auf Ortsangaben ohne Angabe einer bestimmten Adresse für das ordnungsgemäße Fahrtenbuch i.d.R. nicht ausreichend sei.

Eine Ausnahme gelte, wenn sich das Fahrziel auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lasse. Wann aber liegt eine „Ermittlung auf einfache Weise“ vor? Hier ist der Streit mit der FinVerw vorprogrammiert.

Die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes müssen im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden.

Grds. ist dabei jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen.

Besteht allerdings eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Dann genügt die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind.[2]

Wenn jedoch der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen wird, stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands zu dokumentieren ist.[3]

 

Praxishinweis

Eine Nutzungsänderung liegt auch dann vor, wenn z. B. private Einkäufe getätigt werden. Im Urteilsfall hatte der Kläger nach einer Auswärtstätigkeit einen Stopp bei einem Lebensmittelmarkt eingelegt, um dort private Einkäufe zu tätigen. Zumindest die Heimfahrt vom Lebensmittelmarkt stellt eine Privatfahrt dar. Diese wurde in dem elektronischen Fahrtenbuch fälschlicherweise – mehrfach – als Betriebsfahrt abgespeichert. Auch dies kann zur Versagung der Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs führen.

Kleinere Mängel führen hingegen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Im Rahmen einer Gesamtschau muss trotz der Mängel eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben sein.

Im Urteilsfall des Niedersächsischen FG[4] stellte das Finanzamt (z. T. erhebliche) Differenzen zwischen den Kilometerständen lt. elektronischem Fahrtenbuch und den Werkstattrechnungen bzw. dem TÜV-Bericht fest. Das Niedersächsische FG hat die vorgelegten Fahrtenbücher auch deshalb verworfen, weil der Kläger die tatsächlichen Kilometerstände nach den Tachos der Fahrzeuge niemals den rechnerisch ermittelten Tachoständen in den Daten des elektronischen Fahrtenbuches gegenübergestellt hat. Der Kläger hat eingeräumt einen solchen Abgleich zu keinem Zeitpunkt vorgenommen zu haben. Der tatsächliche Tachostand der Fahrzeuge bleibt damit für jeden einzelnen Tag in allen Streitjahren unbekannt. Darin liegt nicht nur ein kleiner sondern ein erheblicher Mangel der Fahrtenbücher, denn unter solchen Umständen ist mit vertretbarem Aufwand keine Überprüfung der Fahrtenbücher auf ihre materielle Richtigkeit mehr möglich.

 

Praxishinweis

Normalerweise sieht die Software des elektronischen Fahrtenbuchs bei Abschluss einer bestimmten Periode auch die Eintragung des tatsächlichen Kilometerstandes lt. Tacho vor. Auch auf diese Eintragungen und deren Dokumentation sollte geachtet werden.

 

[1] BFH-Urt. v. 15.2.2017 – VI R 50/15, BFH/NV 2017, 1155 m.w.N.

[2] BFH-Urt. v. 1.3.2012 – VI R 33/10, BStBl II 2012, 505

[3] BFH-Urt. v. 15.2.2017 – VI R 50/15, BFH/NV 2017, 1155 m.w.N.

[4] Nds. FG, Urt. v. 23.1.2019 – 3 K 107/18, juris, NZB eingelegt, Az. des BFH: VI B 25/19

 

Stand: 13.5.2019

StBV