Amtlicher Sachbezugswert und Essenszuschüsse

 

Grundsätzliches

Die Finanzverwaltung hat mit BMF-Schreiben vom 18. Januar 2019[1] zur lohnsteuerlichen Behandlung sog. Essenszuschüsse näher Stellung genommen. Konkret geht es um die Behandlung von Zuschüssen, für die der Arbeitgeber keine Papier-Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) verwendet, die bei einer externen Annahmestelle in Zahlung genommen werden.

Praxishinweis

Mit dem BMF-Schreiben vom 18. Januar 2019 hat die Finanzverwaltung weitere Einzelfragen, die sich bei der lohnsteuerlichen Behandlung von sog. Essenszuschüssen ergeben haben, aus Verwaltungssicht geklärt.

Hintergrund für die Verwaltungsschreiben war u. a. eine Anfrage, ob die Regelungen zu Kantinenmahlzeiten und Essenmarken[2] entsprechend anzuwenden seien, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage einen Anspruch auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten einräume, auch ohne sich Papier-Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) zu bedienen, die bei einer Annahmestelle in Zahlung genommen würden.

Hierzu gilt nach der Verwaltungsauffassung Folgendes:

Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers in einem arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarten Anspruch des Arbeitnehmers auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, kann als Arbeitslohn nicht der Zuschuss (= Barlohn), sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der SvEV anzusetzen sein.

Praxishinweis

Bedeutsam ist das Bestehen eines arbeitsvertraglichen Anspruchs oder vereinbarten Anspruchs des Mitarbeiters auf die arbeitstäglichen Essenszuschüsse. Übernimmt der Arbeitgeber lediglich die entsprechenden Kosten ohne arbeitsvertraglichen oder anderweitigen Anspruch, liegt Barlohn vor.[3] Barlohn ist nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten. Arbeitgeber sind gut beraten, den existierenden Anspruch schriftlich zu dokumentieren.

Für die Bewertung des Sachbezugs mit dem amtlichen Sachbezugswert nach der SvEV muss sichergestellt sein, dass

  • tatsächlich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) durch den Arbeitnehmer erworben wird,
  • Lebensmittel erworben werden, die zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Salate etc. – nur dann ist eine Mahlzeit anzuerkennen),
  • für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (insbesondere ohne Krankheitstage, Urlaubstage) beansprucht werden kann,
  • der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert der jeweiligen Mahlzeit um nicht mehr als 3,10EUR (Frühstück: max. 1,77 EUR + 3,10 EUR = 4,87 EUR – Mittag- und Abendessen: max. 3,30 EUR + 3,10 EUR = 6,40 EUR) übersteigt,
  • der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und
  • der Zuschuss nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden kann, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate[4] noch nicht abgelaufen sind.[5]

Praxishinweis

Die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert ist selbst dann anzuwenden, wenn keine unmittelbare vertragliche Beziehung zwischen dem Arbeitgeber und dem Unternehmen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, besteht.[6]

Die übrigen Regelungen des R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchst. b und c LStR 2015 sind entsprechend anzuwenden.

Die Finanzverwaltung verlangt, dass der Arbeitgeber die vorstehenden Voraussetzungen nachzuweisen hat. Dabei bleibt es dem Arbeitgeber unbenommen, entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren zu bedienen (z.B. wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen). Der Arbeitgeber hat die Belege oder die Abrechnung zum Lohnkonto aufzubewahren.

Sofern solche zweckgebundenen Essenszuschüsse mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden, hat die Finanzverwaltung keine Bedenken, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25 % nach
§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG erhebt, auch wenn keine vertraglichen Beziehungen zu dem anderen Unternehmen bestehen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt.

Praxishinweis

Die Anweisung der Finanzverwaltung dürfte über das Lohnsteuerrecht hinaus auch für die Sozialversicherung bedeutsam sein. Wird eine Lohnsteuerpauschalierung zeitnah durchgeführt, löst die vom Arbeitgeber gewählte Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG i.d.R. eine Sozialversicherungsfreiheit aus. [7] Eine verspätete Pauschalierung z. B. im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung löst ab und für Zeiträume ab dem
22. April 2015 keine Beitragsfreiheit mehr aus.[8]

Beispiel 1

Vor dem Betrieb des in München ansässigen Unternehmens erscheint täglich ein sog. Foodtruck. Der Arbeitgeber zahlt auf Grundlage einer arbeitsvertraglichen Vereinbarung an den ganztags beschäftigten Arbeitnehmer einen Geldzuschuss für den Erwerb eines Mittagessens von maximal 6,40 EUR (2019). Dem Arbeitgeber liegen Nachweise vor, dass die bezuschussten Mittagessen jeweils (mindestens) 6,40 EUR gekostet haben.

Auch die zweckgebundene Geldzuwendung wird von der Finanzverwaltung als Sachlohn behandelt, der mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden kann (3,30 EUR). Voraussetzung ist, dass der jeweilige Zuschuss nicht 3,10 EUR über den jeweiligen amtlichen Sachbezugswert hinausgeht. Der Betrag von 6,40 EUR ist im vorliegenden Sachverhalt eingehalten. Zudem wird die Zahlung auf Grundlage einer arbeitsvertraglichen Vereinbarung erbracht.

Der mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertete geldwerte Vorteil kann nach Maßgabe von § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG mit 25 % pauschal versteuert abgerechnet werden.

Diese Gestaltungsmöglichkeit könnte im Wege der Entgeltumwandlung erwogen werden. Alternativ kann diese auch bei künftigen Gehaltsverhandlungen eingesetzt werden. Sie ist wirkungsvoll, sofern der Arbeitnehmer bislang das Mittagessen aus dem eigenen Netto finanziert.

Durch die Bewertung der zweckgebundenen Geldzahlung mit dem amtlichen Sachbezugswert wird die 44 EUR-Freigrenze nicht verbraucht. Diese kann anderweitig genutzt werden.

Abwandlung 1

Wie Beispiel zuvor, der Arbeitgeber hat von vornherein festgelegt, dass der Essenszuschuss 6,40 EUR für das jeweilige Mittagessen beträgt, sofern ein entsprechender Kostennachweis in (mindestens) dieser Höhe vom Arbeitnehmer vorgelegt wird.

Der Arbeitnehmer legt eine Rechnung über ein Mittagessen in Höhe von 9,70 EUR vor. Hiervon übernimmt der Arbeitgeber vereinbarungsgemäß nur 6,40 EUR. Die weiteren
3,30 EUR hat der Mitarbeiter selbst zu tragen.

Höhe des geldwerten Vorteils

Da der vereinbarte Arbeitgeberzuschuss für das Mittagessen nicht 3,10 EUR über dem amtlichen Sachbezugswert liegt, erfolgt die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert von       3,30 EUR

Hiervon ist die Eigenleistung des Mitarbeiters mindernd
bis auf 0 EUR zu berücksichtigen. Denn hinsichtlich der selbst
getragenen Kosten ist der Mitarbeiter nicht bereichert.                                       – 3,30 EUR

Geldwerter Vorteil                                                                                                   0,00 EUR

Abwandlung 2

Wie Ausgangsbeispiel, der Arbeitgeber hat von vornherein festgelegt, dass der Essenszuschuss insgesamt 9,70 EUR beträgt. Hierauf hat der Mitarbeiter eine Eigenleistung von 3,40 EUR zu übernehmen.

Höhe des geldwerten Vorteils                                                                                   9,70 EUR
abzüglich                                                                                                                 – 3,40 EUR
Summe                                                                                                                      6,40 EUR

Der zugesagte arbeitstägliche Zuschuss beträgt mehr als (3,30 EUR +
3,10 EUR=) 6,40 EUR, so dass die Mahlzeit nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert, sondern mit dem tatsächlichen Übernahmewert zu bewerten ist. Hieran ändert auch die Eigenleistung des Mitarbeiters nichts. Die Eigenleistung mindert lediglich den der Höhe nach zuvor bestimmten geldwerten Vorteil.

Beispiel 2

Der Arbeitnehmer geht in der Mittagspause essen wo er möchte und fotografiert mit seinem Smartphone anschließend den Kassenbeleg. Der Anbieter der sog. Mahlzeiten-App digitalisiert und prüft die Belege vollautomatisch und übermittelt dem Arbeitgeber arbeitnehmerbezogen eine monatliche Abrechnungsdatei. Der Arbeitnehmer erhält mit der nächsten Gehaltsabrechnung eine Erstattung von maximal 6,40 EUR pro Arbeitstag und Mittagessen (2019).

Trotz der Kostenübernahme von 6,40 EUR pro Arbeitstag und Mittagessen kann der lohnsteuerliche Wertvorteil nur mit dem amtlichen Sachbezugswert von 3,30 EUR zu bewerten sein; der amtliche Sachbezugswert kann pauschal mit 25% besteuert werden.

Praxishinweis

Die Ausführungen der Finanzverwaltung sind von Bedeutung, weil das mobile Scannen von Papierbelegen mit Smartphones und Tablets für zulässig erachtet wird.

Die GoBD sind auch auf mobile App-Anwendungen übertragbar, wenn u. a. die eingesetze App bestimmte Funktionalitäten gewährleistet, z.B.

  1. a) Unveränderbarkeit des Dokuments vom Zeitpunkt der Ablichtung bis zur Ablage
    im Archivspeicher des Unternehmens,
    b) Anbringen eines Index beim fotografisch erzeugten und via App übermittelten
    Belegs,
    c) Lückenlose Verfahrensdokumentation, die den gesamten Prozess von der Auf-
    zeichnung über die Bearbeitung bis hin zur Aufbewahrung festhält.[9]

 

WEITERLESEN >>

 

 

[1] BMF-Schr. v. 18.1.2019 – IV C 5 – S 2334/08/10006-01, juris; vormals: BMF-Schr. v. 24.2.2016,
BStBl I 2016, 238

[2] R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchst. a Satz 1 LStR 2015; siehe auch vorhergehende Ausführungen

[3] BFH-Urteil v. 7.6.2018 – VI R 13/16, DStR 2018, 1907 und v. 4.7.2018, VI R 16/17, DStR 2018, 1910

[4] § 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG

[5] BMF-Schr. v. 5.1.2015, BStBl I 2015, 119

[6] OFD Frankfurt a.M., Vfg. v. 11.7.2016 – S 2334 A-30-St 211, Juris

[7] § 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV

[8] siehe § 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV, der ab und für Zeiträume ab dem 22.4.2015 gilt

[9] Weitergehend siehe http:/tinyurl.com/Mobiles-Scannen

 

 

Stand: 13.2.2019

StBV