Wann ist ein elektronisches Fahrtenbuch ordnungsgemäß?

 

Das Niedersächsische FG hat sich mit Urteil v. 23. Januar 2019[1] zur Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuches geäußert.

Allein die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System reicht danach zur Führung eines Fahrtenbuches nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe ebenso zeitnah erfasst werden.

Praxishinweis

Die Anbieter von elektronischen Fahrtenbüchern werben oftmals mit der Finanzamtskonformität[2]. Alleine die Möglichkeit, mit elektronischen Mitteln das Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen zu können, reicht nicht aus.

Im jeweiligen Einzelfall muss der Fahrtenbuchführer vielmehr auch sämtliche Spielregeln der Finanzverwaltung bzw. der Rechtsprechung beachten, um nicht im Rahmen einer späteren Außenprüfung Gefahr zu laufen, die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs versagt zu bekommen. Gerade auf die zeitnahe Abspeicherung des aufgesuchten Geschäftspartners und des konkreten Fahranlasses sollte ein besonderes Augenmerk gelegt werden.

Zum Hintergrund:

Der Begriff „ordnungsgemäßes Fahrtenbuch“ ist gesetzlich nicht definiert. Die Rechtsprechung verlangt Aufzeichnungen über die Gesamtfahrleistung, die eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sind.[3]

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss

  • zeitnah und
  • in geschlossener Form

geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen.

Für dienstliche Fahrten sind grundsätzlich folgende Angaben erforderlich:[4]

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit
  • Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute
  • Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

 

Praxishinweis

Aus Sicht der Finanzverwaltung bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.[5]

Im entschiedenen Urteilsfall konnten keine Angaben dazu gemacht werden, wann die Angaben zu den jeweiligen Fahrtanlässen in der Datenbank ergänzt wurden. Offensichtlich bestand die Möglichkeit, die Angaben noch nach Monaten abzuspeichern. Dies löst kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch aus, so die Niedersächsischen Finanzrichter.

Bei Einsatz des elektronischen Fahrtenbuchs sollte darauf geachtet werden, dass sich aus den Datenbeständen des eingesetzten Fahrtenbuchs die Abspeicherungstage nachvollziehbar ergeben.

Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen bei dienstlichen Fahrten aber nur dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind. Dies gilt auch bei der Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs.

 

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[1] Nds. FG, Urt. v. 23.1.2019 – 3 K 107/18, juris, NZB eingelegt, Az. des BFH: VI B 25/19

[2] Siehe z. B. www.pace.car/de

[3] BFH-Urt. v. 15.2.2017 – VI R 50/15, BFH/NV 2017, 1155 m.w.N.

[4] R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR 2015; zu Erleichterungen bei der Fahrtenbuchführung siehe BMF-Schr. v. 4.4.2018 – BStBl I 2018, 592 Rdnr. 27

[5] BMF-Schr. v. 4.4.2018 – BStBl I 2018, 592 Rdnr. 26

 

Stand: 13.5.2019

StBV