A. Vorwort

Im Zeitalter der Technik und des Fortschritts wird das Thema digitale Buchhaltung immer wichtiger. Aber was bedeutet eigentlich digitale Buchhaltung und wie läuft diese ab? Eine genaue Definition findet man nicht wirklich. Der Hauptaspekt ist sicherlich der Austausch des Papierbeleges durch einen digitalen Beleg, um Arbeitsabläufe somit zu optimieren. Egal ob von der Finanzverwaltung, anderen Ämtern oder Unternehmen: immer mehr Unterlagen werden inzwischen elektronisch verarbeitet und bereitgestellt. Viele Unternehmen führen bereits eine Zusatzgebühr ein, wenn man immer noch einen Papierbeleg fordert.

Auch in der direkten Arbeitswelt der Steuerberater ist dieser technische Wandel spürbar und es werden immer bessere Möglichkeiten geboten, mit dem Fortschritt der Zeit zu gehen. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung verschafft die digitale Belegbuchung enorme Vorteile sowohl für den Mandanten als auch für die Kanzlei.

In dieser komplexen Situation ist es ganz wichtig, dass alle Seiten betrachtet und verstanden werden. Alle Akteure, d.h. der Mitarbeiter, der Mandant und der Chef müssen ihre neuen Rollen lernen und sich in der digitalen Kanzlei zurechtfinden.

Die Praxis hat vielfach gezeigt, dass der Mandant sich durch das „Scannen“ belästigt fühlt. Er fragt sich, warum muss ich das tun? Was machen die im Büro eigentlich noch? Was habe ich davon? In der Vergangenheit ist es uns nur in wenigen Fällen gelungen, den Mandanten vom echten Mehrwert der Digitalisierung für sein Unternehmen zu überzeugen.

Deshalb ist es immens wichtig, sich einen Überblick über den aktuellen technologischen Stand der Buchhaltung, der Schnittstellen und deren Einsatzmöglichkeit in der Finanzbuchhaltung zu verschaffen. Im Rahmen der Fortbildung wird ein Einblick in den Echtbetrieb unserer erfahrenen Referenten gewährt und die Abarbeitung verschiedenster Mandantentypen und Buchhaltungsformen verdeutlicht. Als Kanzlei eröffnen sich somit Möglichkeiten, die Bearbeitung durch Nutzung aller neuen Möglichkeiten und Komponenten zu beschleunigen und sich z.B. auf zukünftigen Betriebsprüfungen gem. GoBD vorzubereiten.

In Hinblick auf den Mandanten muss Überzeugungsarbeit geleistet und definiert werden, welches das richtige Paket für den jeweiligen Mandanten ist.

Um Mandanten für die Umstellung zu gewinnen, ist es unabdingbar, die Pluspunkte einer Digitalisierung herauszustellen, die als sehr überzeugend wahrgenommen werden.

Dies bedeutet, dass die Mandanten zum einen ihre Belege nicht mehr in den gängigen „Pendelordner“ sortieren müssen, denn diese verbleiben beim Mandanten.

Alle Belege werden im DV-System archiviert, sodass sich der Aufwand z.B. für Betriebsprüfungen verringert. Insgesamt reduzieren sich in Bezug auf den Zahlungsverkehr die Verwaltungszeiten und in Bezug auf das Mahnwesen generiert die Einführung eines professionellen Mahnwesens die Vermeidung von Forderungsausfällen. Weitere Argumente für den Mandanten sind beispielsweise der verbesserte Informationsstand, denn es besteht stets ein Überblick über die jeweiligen Daten und diese können jederzeit abgerufen werden. Dies bedeutet, dass die Mandanten jederzeit durch topaktuelle Unternehmenszahlen und Analysen und Bewertungen ihres Unternehmens bestens informiert sind und dies als Vorsprung gegenüber ihrer Konkurrenz empfinden, da diese auch zur Unternehmenssteuerung verwandt werden können und nicht nur zur Berechnung der Steuerlast. Steuerberater, Sachbearbeiter und Mandant greifen auf den gleichen Datenbestand zu. Der Austausch der Belege, Dokumente und Auswertungen erfolgt über eine zertifizierte Cloud und ist somit geschützt vor fremden Zugriff.

Es ist eindeutig, dass sich unsere Geschäftsprozesse ändern und dies beinhaltet, dass auch wir uns ändern und nun nicht nur immer die Risiken sehen müssen. Wir müssen unseren Prozess neu aufstellen und uns auf die Neuerungen einlassen, sodass wir letztendlich von ihnen profitieren können. So wird dann aus einer vermeintlichen Abschaffung unseres Berufsstandes eine echte Chance für neue Mandate.

 

B. Grundlagen GoBD und die Folgen

I. Grundlagen

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) beinhaltet die Rechte und Pflichten im Umfang mit digitalen Buchführungsdaten.

II. Geltungsbereich

Die GoBD gelten für alle Buchführungs-und Aufzeichnungspflichtige. Nicht nur für die Buchführungspflichtige, sondern auch für die Pflichtigen, die eine Einnahme-Überschussrechnung erstellen, auch wenn hier keine doppelte Buchführung vorgeschrieben ist.

III. Inkrafttreten

Die GoBD wurden mit Schreiben vom 14. November 2014 vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) herausgegeben. Sie sind seit dem 1. Januar 2015 gültig und gilt für alle steuerlichen Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014 begonnen haben.

Durch die GoBD wurden folgende Vorschriften abgelöst:

• GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, erschienen 2001.
• GoBS: Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme, erschienen 1995.

IV. Datensicherheit und Unveränderbarkeit

Die Datensicherheit und Unveränderbarkeit müssen bei der elektronischen Datenerfassung und Aufzeichnung nach den Vorgaben der Finanzbehörden gegeben sein.

Datenunveränderbarkeit: Veränderung, Überschreiben oder Ersetzen von Daten ohne eine entsprechende Kennzeichnung muss ausgeschlossen sein.

Datensicherheit: Ein Schutz der Daten vor Verlust und unberechtigten Zugriffen muss gegeben sein:

Beispiel:
Bei der Speicherung eines geschäftlichen E-Mail muss gewährleistet sein, dass eine Veränderung noch eine Löschung von fremden Dritten (Unberechtigte) erfolgen kann. Ebenfalls muss der Zugriff von fremden Dritten ausgeschlossen sein.

V. Elektronische Aufzeichnungen

Aufzeichnungen sind alle dauerhaften Erklärungen über Geschäftsvorfälle in Schriftform oder auf Medien mit Schriftersatzfunktion. (z.B. Datenträgern).
Der Begriff Aufzeichnungen beinhaltet Darstellungen in Worten, Zahlen, Symbolen und Grafiken. Bei der Führung von Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen in elektronischer oder in Papierform sind die folgenden Anforderungen zu beachten:

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung bei der
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
• Ordnung
• Unveränderbarkeit

Diese Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt und erhalten bleiben.

StBV