Was ist Zeitmanagement? 

– Die Zeit ist etwas, das sich nicht managen lässt. Wir können uns lediglich entscheiden, wie wir jeden Tag unsere 24 Stunden verwenden.

– Die Zeit ist eine nicht zu variierende Größe des täglichen Lebens. Das Selbst-management hat daher das Ziel, das eigene Privat- und Berufsleben bewusst und ausgeglichen zu steuern.

– Die meisten Menschen sind tätigkeitsorientiert. Sie wollen eine effiziente Arbeit leisten. Zeit-/Selbstmanagement versucht, eine Zielorientierung zu schaffen. Im Vordergrund steht hierbei die Effektivität der geleisteten Arbeit.

Effizienz (v. lat.: efficere „bewirken“) ist das Verhältnis eines in definierter Qualität vorgegebenen Ziels zu dem Aufwand, der zur Erreichung dieses Ziels nötig ist. Ein effizientes Verhalten führt daher wie auch ein effektives Verhalten zur Erzielung einer Wirkung, hält aber darüber hinaus den dafür notwendigen Aufwand möglichst gering.

Effektivität hingegen ist das Verhältnis vom erreichten Ziel zum definierten Ziel. Das Kriterium für das Vorhandensein von Effektivität ist ausschließlich die Frage, ob das definierte Ziel erreicht wurde oder nicht. Ein Verhalten ist dann effektiv, wenn es ein vorgegebenes Ziel erreicht.

Dies ist im Unterschied zur Effizienz unabhängig vom zur Zielerreichung nötigen Aufwand. Effektiv arbeiten bedeutet, unter Einsatz aller Mittel ein Ziel zu erreichen, effizient Arbeiten hingegen bedeutet, ein Ziel mit möglichst geringem Mitteleinsatz zu erreichen. Effizienz setzt also Effektivität voraus und geht über diese noch hinaus.

Effektivität ist ein Maß für die Zielerreichung, Effizienz ein Maß für die Wirtschaftlichkeit.

Der 4D-Gedanke 

– Wir haben in der Regel jeden Tag mehr (private oder berufliche) Aufgaben als wir tatsächlich erledigen können.

– Zeit- und Selbstmanagement verfolgt nicht den Gedanken, durch besondere Techniken alles schaffen zu können.

– Selbstmanagement ist die Kunst, rechtzeitig die richtigen Entscheidungen zu fällen.

Entscheidungen treffen 

Oft ist die Erledigung aller anfallenden Arbeiten und Aufgaben in der gegebenen Zeit nicht möglich. Ein zentraler Aspekt des Zeitmanagements liegt daher in der Entscheidung welchen Aufgaben vorrangig nachgegangen werden soll. Für diese Prioritätensetzung gibt es drei grundlegende Methoden:

Das Eisenhower-Prinzip – die Entscheidungshilfe 

Die auf US-General Eisenhower zurückgehende Entscheidungsregel ist ein einfaches, praktisches Hilfsmittel, insbesondere wenn schnell entschieden werden muss, welchen Aufgaben der Vorzug einzuräumen ist. Prioritäten werden nach den Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit gesetzt.

Dringlichkeit ist die Notwendigkeit, eine Aufgabe kurzfristig bzw. sofort zu erledigen, also eine zeitliche Priorität.

Wichtigkeit ist das Maß der Beeinflussung unserer Rahmenbedingungen (strategische Entscheidungen), also eine inhaltliche Priorität.

Je nach hoher und niedriger Dringlichkeit bzw. Wichtigkeit einer Aufgabe lassen sich vier Möglichkeiten der Bewertung und (anschließenden) Erledigung von Aufgaben unterscheiden:

1. Dringliche/wichtige Aufgaben müssen sofort angegangen und von Ihnen selbst erledigt werden und das am besten auch noch gut.

2. Dringliche/weniger wichtige Aufgaben sollten auf jeden Fall delegiert, gruppiert oder (qualitativ) reduziert werden, da ihre Bewältigung keine besonderen Ansprüche stellt.

3. Weniger dringliche/wichtige Aufgaben kommen im Alltag oft zu kurz – sie fallen der „Tyrannei des Dringenden“ zum Opfer. Sie sollten unbedingt eingeplant, d. h. terminiert werden, da sie früher oder später dringlich werden und strategische Relevanz haben.

4. Weniger dringliche/weniger wichtige Aufgaben sollten vernachlässigt werden. Entscheiden Sie sich dabei für den Papierkorb (Ablage „P“) – D-Aufgaben.

Besonderheiten im Außendienst
Bürokram
Ablage, Büroarbeiten und Gesprächsdokumentationen sind lästig. Machen Sie sie deswegen zur Routine und vermeiden Sie die berühmten Hauruck-Aktionen am Ende der Arbeitswoche. Machen Sie aus der Tätigkeit einen Termin!

Morgens um sieben ist die Welt noch in Ordnung
Nicht jeder Mensch ist ein Frühaufsteher… Die Zeit zwischen 7:00 und 9:00 Uhr stellt jedoch die optimale Kombination aus Leistungsfähigkeit und reduzierbaren Störungen dar. Geben Sie Gas – nicht unbedingt im Auto, sondern in der konzeptionellen Arbeit.

Vorbereitung der Außendiensttermine
Bereiten Sie die Termine langfristig und gründlich vor. Kleiner Test: Wenn Sie in Ihrer Tätigkeit auf ein Handy verzichten können, sind Sie gut organsiert.
Zeitfresser Nr. 1 im Außendienst: überflüssige oder nicht gut vorbereitete Termine!

Zusammenarbeit mit dem Innendienst
Planen, bündeln, abstimmen!
Klären Sie offen mit dem Innendienst, wie Sie sich abstimmen wollen. Es ist wesentlich effektiver, effizienter und kollegialer, einmal am Tag über fünf Termine zu reden als fünfmal über einen Termin.
Wenn Sie nachmittags „noch einmal reinkommen“, sagen Sie vorher Bescheid, dass sich Kollegen Zeit nehmen und vorbereiten können.

Erreichbarkeit
Verbindlichkeit ist wichtiger als Schnelligkeit
Erreichbarkeit heißt für Sie, dass jeder Kunde nur einen Anruf benötigt, um mit Ihnen zu sprechen. Das heißt nicht, dass Sie ständig rangehen. Oft ist ein zeitnaher Rückruf wesentlich kundenorientierter als ein Telefonat auf der linken Spur.

Mails
Definieren Sie für sich Zeiten, in denen Sie Ihre Mails lesen. Zeitnahe Reaktionen sind in der Regel besser als sofortige Reaktionen

Lesen
Siehe Mails!
Richten Sie sich einen cc-Ordner ein.

EDV
Ärgern Sie sich nicht über die EDV – das ist halt so!

StBV